Sähköpostit, viestit ja jatkuva tehtävästä toiseen siirtyminen tekevät työpäivästä helposti raskaamman kuin sen tarvitsisi olla. Suomalaiseen tutkimustietoon perustuva uusi tietokirja muistuttaa, ettei ihmisen keskittymiskyky ole rajaton. Kuormitusta voidaan kuitenkin vähentää yllättävän arkisilla ratkaisuilla.
Työpäivä voi kulua kiireessä ilman tunnetta siitä, että mitään valmistui
Aamulla avaat tietokoneen ja aloitat tärkeän tehtävän. Muutaman minuutin kuluttua sähköposti ilmoittaa uudesta viestistä. Sitten puhelin soi, työkaveri kysyy neuvoa ja Teamsiin ilmestyy uusi keskustelu.
Kun palaat alkuperäiseen tehtävääsi, huomaat joutuvasi miettimään, mihin jäit.
Tilanne on tuttu monelle suomalaiselle. Työpäivään voi mahtua kymmeniä pieniä keskeytyksiä, joista yksikään ei tunnu erityisen raskaalta. Yhdessä ne tekevät työskentelystä kuitenkin katkonaisen kokonaisuuden.
Ongelma ei ole välttämättä työntekijän keskittymiskyvyssä.
Ihmisen aivot eivät yksinkertaisesti ole rakentuneet käsittelemään rajattomasti samanaikaisia vaatimuksia.
Tätä korostaa psykologian tohtori ja Työterveyslaitoksen tutkimuspäällikkö Virpi Kalakoski uudessa Aivotyötä! Ihmisen tiedonkäsittelyn kyvyt ja rajat -tietokirjassaan.
Lokakuussa 2026 julkaistu teos kokoaa kognitiivisen psykologian tutkimustietoa siitä, miten ihminen havaitsee, muistaa, oppii ja käsittelee tietoa.
Kirjan keskeinen ajatus on käytännöllinen: työn pitäisi mukautua ihmisen tiedonkäsittelyn ominaisuuksiin, eikä ihmisen pitäisi joutua jatkuvasti ponnistelemaan huonosti järjestetyissä työoloissa.
Miksi pieni keskeytys voi häiritä yllättävän paljon?
Kun ihminen keskittyy vaativaan tehtävään, hänen täytyy pitää mielessään erilaisia tietoja, tavoitteita ja keskeneräisiä ajatuksia.
Tässä tarvitaan työmuistia.
Työmuisti on järjestelmä, jonka avulla pidämme asioita aktiivisesti mielessämme ja käsittelemme niitä juuri sillä hetkellä.
Sen kapasiteetti on kuitenkin rajallinen.
Jos kirjoitat esimerkiksi raporttia, saatat pitää mielessäsi kappaleen pääajatuksen, seuraavan perustelun ja luvun, jota olet tarkistamassa.
Kun puhelin soi ja joudut siirtymään kokonaan toiseen asiaan, osa tästä ajatuskokonaisuudesta katoaa aktiivisesta käsittelystä.
Puhelun jälkeen sinun pitää palauttaa mieleesi, mitä olit tekemässä, mikä oli seuraava vaihe ja mihin ajatuksesi jäi.
Keskeytyksen haitta ei siis rajoitu siihen aikaan, joka itse keskeytykseen kuluu.
Myös alkuperäiseen tehtävään palaaminen vaatii huomiota.
Erityisen hankalia ovat tilanteet, joissa ihminen joutuu vaihtamaan nopeasti kahden paljon keskittymistä vaativan tehtävän välillä.
Toisaalta kaikki keskeytykset eivät ole haitallisia. Kiireellinen työasia, tarpeellinen yhteistyö tai hyvä uusi idea voi perustellusti keskeyttää muun tekemisen.
Ratkaisevaa on keskeytysten määrä, ajoitus ja se, pystyykö työntekijä vaikuttamaan niihin.
Monitekeminen ei välttämättä säästä aikaa
Nykyisessä työelämässä monen asian samanaikaista hoitamista pidetään toisinaan tehokkuuden merkkinä.
Työntekijä osallistuu etäpalaveriin, vastaa viesteihin ja yrittää samalla viimeistellä keskeneräistä asiakirjaa.
Ulospäin näyttää siltä, että kolme asiaa etenee yhtä aikaa.
Vaativissa tehtävissä kyse on kuitenkin usein nopeasta siirtymisestä asiasta toiseen.
Ihminen pystyy kyllä tekemään joitakin toimintoja samanaikaisesti, varsinkin jos toinen niistä on hyvin automatisoitunut. Esimerkiksi kävely ja keskusteleminen onnistuvat tavallisesti yhtä aikaa.
Kaksi tarkkaa ajattelua vaativaa tehtävää kilpailee sen sijaan samoista rajallisista tiedonkäsittelyn voimavaroista.
Kun tarkkaavaisuus siirtyy tehtävästä toiseen, työn tekeminen voi hidastua ja virheiden mahdollisuus kasvaa.
Tämä selittää, miksi monen asian yhtäaikainen tekeminen ei aina ole tehokkaampaa, vaikka se tuntuu kiireiseltä.
Kalakosken uusi kirja käsittelee juuri tällaisia monitekemiseen liittyviä käsityksiä.
Tärkeä havainto on, ettei tehokkuutta kannata mitata sillä, kuinka monta asiaa työntekijällä on samanaikaisesti avoinna.
Parempi kysymys on, kuinka moni tärkeä asia etenee ja valmistuu laadukkaasti.
Aivojen kuormitus ei koske vain toimistotyöntekijöitä
Keskittymiseen liittyvät ongelmat yhdistetään helposti tietokoneen ääressä tehtävään asiantuntijatyöhön.
Todellisuudessa aivotyötä tehdään lähes kaikilla aloilla.
Hoitaja joutuu muistamaan potilastietoja, seuraamaan muuttuvia tilanteita ja reagoimaan keskeytyksiin. Kaupan työntekijä käsittelee asiakaspalvelua, ohjeita ja erilaisia työvaiheita. Esihenkilö puolestaan tekee päätöksiä, ratkaisee ongelmia ja siirtyy jatkuvasti eri ihmisten tarpeiden välillä.
Kaikissa näissä tehtävissä tarvitaan tarkkaavaisuutta, muistia ja tiedonkäsittelyä.
Työterveyslaitoksen aiemmassa laajassa tutkimuksessa havaittiin, että häly, keskeytykset, monitekeminen ja epäselvät työohjeet ovat merkittäviä aivotyön kuormitustekijöitä.
Tutkimusaineisto koostui 11 488 kyselyvastauksesta vuosilta 2016–2019. Vastaajina oli erityisesti terveydenhuollon sekä asiantuntija- ja toimistotyön ammattilaisia.
Tutkimuksessa kuormittavat työolosuhteet olivat yhteydessä muun muassa koettuun stressiin, uupumusoireisiin ja itse arvioituihin työn tuottavuuden ongelmiin.
Tulokset eivät tarkoita, että jokainen keskeytys aiheuttaisi uupumusta. Ne kuitenkin osoittavat, miksi työympäristön häiriötekijöihin kannattaa suhtautua vakavasti.
Ratkaisu ei ole vain työntekijän vastuulla
Keskittymisen parantamiseen tarjotaan usein henkilökohtaisia ratkaisuja.
Työntekijää voidaan neuvoa hallitsemaan ajankäyttöään paremmin, poistamaan ilmoituksia puhelimesta tai harjoittelemaan keskittymistä.
Nämä keinot voivat auttaa, mutta niillä on rajansa.
Jos työpaikalla odotetaan jatkuvaa tavoitettavuutta, työntekijän on vaikea rauhoittaa työpäiväänsä yksin.
Sama koskee työyhteisöä, jossa palaverit katkaisevat työskentelyn useita kertoja päivässä tai tehtävien tärkeysjärjestys muuttuu jatkuvasti.
Tällöin ongelma ei ratkea sillä, että yksittäinen työntekijä yrittää keskittyä entistä kovemmin.
Tarvitaan myös yhteisiä käytäntöjä.
Työpaikalla voidaan esimerkiksi sopia, millaiset asiat vaativat välitöntä reagointia ja millaisiin viesteihin riittää vastaaminen myöhemmin.
Keskittymistä vaativille tehtäville voidaan varata aikaa ilman kokouksia. Työohjeita voidaan selkeyttää ja tarpeettomia ilmoituksia vähentää.
Näitä ratkaisuja kutsutaan kognitiiviseksi ergonomiaksi.
Siinä missä perinteinen ergonomia auttaa sovittamaan fyysisen työn ihmisen keholle, kognitiivinen ergonomia pyrkii sovittamaan tiedonkäsittelyn vaatimukset ihmisen kykyihin.
Tavoitteena ei ole tehdä työstä vaivatonta tai poistaa kaikkia haasteita.
Tarkoitus on vähentää turhaa kuormitusta, jotta aikaa ja ajattelua riittää varsinaisiin tehtäviin.
Myös tekoäly muuttaa aivotyön kuormitusta
Tekoälyn yleistyminen tuo työelämään uudenlaisen kysymyksen: jos kone pystyy tekemään osan tehtävistä nopeammin, helpottaako se automaattisesti ihmisen työtä?
Ei välttämättä.
Tekoäly voi esimerkiksi auttaa tiedon etsimisessä, tekstien luonnostelussa ja toistuvien tehtävien käsittelyssä.
Samalla se voi tuoda uusia velvollisuuksia.
Työntekijän täytyy arvioida tekoälyn tuottaman tiedon oikeellisuutta, ymmärtää työkalujen rajoituksia ja päättää, milloin tuloksiin voi luottaa.
Lisäksi nopeasti valmistuvat työvaiheet voivat johtaa siihen, että samalle päivälle odotetaan entistä enemmän tehtäviä.
Kalakoski nostaa kirjansa yhteydessä esiin riskin siitä, että tekoälyn avulla työskentely voi tiivistyä liikaa ja palautumiselle jää liian vähän aikaa.
Teknologian tarjoama nopeus ei siis yksin ratkaise työn kuormittavuutta.
Olennaista on myös se, miten työtä johdetaan ja millaisia odotuksia uusien työvälineiden käyttöön liitetään.
Mitä tämä merkitsee Suomelle?
Suomalaisen työelämän kannalta aivotyön kuormitus on sekä hyvinvointi- että tuottavuuskysymys.
Kun työpäivä täyttyy tarpeettomista keskeytyksistä ja epäselvistä käytännöistä, aikaa kuluu muuhunkin kuin varsinaiseen työhön.
Kuormituksen vähentäminen voi helpottaa työntekoa, vähentää virheitä ja tukea työntekijöiden jaksamista.
Hyöty ei rajoitu yksittäiseen työntekijään.
Myös yritykset ja julkiset organisaatiot voivat hyötyä siitä, että työntekijät pystyvät keskittymään tärkeisiin tehtäviin ilman jatkuvaa häiriötä.
Aihe on erityisen ajankohtainen, kun työpaikoilla otetaan käyttöön uusia digitaalisia järjestelmiä ja tekoälytyökaluja.
Jokaisen uuden välineen kohdalla olisi syytä arvioida paitsi sen teknisiä mahdollisuuksia myös sitä, helpottaako se ihmisen työtä käytännössä.
Mitä tämä merkitsee lukijalle?
1. Keskittymisvaikeus ei aina kerro omasta osaamisesta. Jos työpäivä on täynnä keskeytyksiä, ongelma voi liittyä työskentelyolosuhteisiin. Tarkastele siksi myös sitä, millaisessa ympäristössä yrität tehdä työsi.
2. Kaikkeen ei tarvitse reagoida välittömästi. Jos työtehtävät sallivat sen, viestien tarkistaminen sovittuina ajankohtina voi helpottaa keskittymistä. Kiireelliset asiat tarvitsevat silti oman toimivan yhteydenottotapansa.
3. Keskittymisen parantaminen on myös yhteinen asia. Jos häiriöt syntyvät työpaikan toimintatavoista, niiden ratkaisemiseen tarvitaan esihenkilöitä ja koko työyhteisöä. Pelkkä henkilökohtainen ajanhallinta ei riitä.
Toimituksen näkökulma
Työelämässä tehokkuutta mitataan usein sillä, kuinka nopeasti ihminen reagoi uusiin viesteihin ja kuinka monessa asiassa hän pystyy olemaan mukana. Harvemmin kysytään, kuinka paljon työpäivästä jää aikaa rauhalliseen ajatteluun. Jatkuva tavoitettavuus voi näyttää tehokkaalta, vaikka se vaikeuttaisi varsinaisten tehtävien valmistumista. Työpaikan toimivuutta pitäisi arvioida myös sen perusteella, kuinka hyvin se antaa ihmisille mahdollisuuden keskittyä.
Infopaketti: 8 keinoa vähentää työpäivän aivokuormitusta
Työpäivän kuormitusta voi vähentää pienillä muutoksilla omiin työtapoihin ja työympäristöön. Näillä kahdeksalla käytännön keinolla voit helpottaa keskittymistä ja tehdä työpäivästä sujuvamman.
- Varaa keskittymisaikaa. Rauhoita 30–60 minuuttia tärkeälle tehtävälle ilman turhia keskeytyksiä.
- Tarkista viestit erissä. Vältä jatkuvaa sähköpostin ja viestien seuraamista, jos työsi sallii sen.
- Kirjaa, mihin jäit. Merkitse seuraava työvaihe muistiin ennen tehtävän keskeytymistä.
- Priorisoi tärkeimmät tehtävät. Tee eniten keskittymistä vaativat asiat silloin, kun olet virkeimmilläsi.
- Sopikaa yhteiset pelisäännöt. Määritelkää työpaikalla, milloin keskeyttäminen on tarpeellista.
- Vähennä häiriöitä. Valitse rauhallinen työtila ja hiljennä tarpeettomat ilmoitukset.
- Pidä palauttavia taukoja. Irrottaudu välillä työstä esimerkiksi lyhyellä kävelyllä.
- Puhu kuormituksesta. Jos keskeytykset haittaavat työtä jatkuvasti, etsi ratkaisuja yhdessä esihenkilön kanssa.
Lähteet
- Gaudeamus: Virpi Kalakosken Aivotyötä!-teos kertoo, kuinka työtä ja arkea voi helpottaa ymmärtämällä ihmisen tiedonkäsittelyn kykyjä ja rajoja. Julkaistu 15.10.2026.
- Työterveyslaitos: Aivotyön olosuhteilla on merkitystä hyvinvoinnille ja tuottavuudelle. Julkaistu 3.10.2022.
- Työterveyslaitos: Aivotyö kannattaa suunnitella ihmisen mittaiseksi. Julkaistu 17.1.2023.
- Työterveyslaitos: Myös tekoälyaikana pitää varmistaa, että aivotyö on ihmisen mittaista. Julkaistu 13.4.2026.
